Quando l’esperienza resta in una sola persona: come condividere le competenze in azienda

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Affiancamento, confronto e formazione continua aiutano a trasformare il sapere individuale in una competenza condivisa. Un percorso che parte dalle attività quotidiane e valorizza chi le conosce meglio. «Questo lo sa fare soltanto lei.»

Immaginiamo un piccolo ufficio commerciale. Arriva un ordine con una richiesta insolita, la collega che normalmente lo gestisce è assente e nessuno sa quale controllo effettuare prima di confermarlo. Le istruzioni ci sono, ma quel caso particolare non è previsto. L’ordine rimane fermo.

È un esempio ipotetico, ma rende concreta una domanda utile per qualsiasi impresa: quante attività dipendono da conoscenze che una sola persona sa mettere in pratica?

L’esperienza dei collaboratori è un patrimonio. Condividerla significa riconoscerne il valore e creare le condizioni perché altre persone possano imparare a usarla.

L’esperienza comprende anche ciò che una procedura non spiega

Una procedura descrive i passaggi da seguire. Chi conosce bene il lavoro sa anche riconoscere un’anomalia, scegliere quale informazione verificare e capire quando è necessario coinvolgere un responsabile. È la differenza tra sapere dove inserire un dato e accorgersi che quel dato potrebbe essere sbagliato.

Per far circolare queste conoscenze servono occasioni di osservazione, domande e confronto. Il rapporto OCSE Training in Enterprises, pubblicato nel 2021 e basato su 100 casi aziendali, documenta diverse modalità di apprendimento tra colleghi: affiancamento a persone esperte, mentoring, osservazione del lavoro e incontri di condivisione delle pratiche. La ricerca sottolinea anche il ruolo dell’ambiente organizzativo nel favorire queste occasioni. Fonte: OCSE, opportunità di apprendimento nelle imprese.

Come tradurre questo orientamento nella quotidianità? Ecco cinque passaggi da adattare alla propria realtà.

1. Individuare le attività nelle quali il sapere è concentrato

Si può partire da una riunione breve, scegliendo poche attività importanti e chiedendosi:

• Chi sa svolgerle con autonomia?
• Chi potrebbe gestirle in caso di assenza?
• Quali situazioni richiedono sempre l’intervento della stessa persona?
• Quali errori ricorrenti segnalano una conoscenza ancora poco condivisa?

Lo scopo è individuare dove organizzare un passaggio di competenze. Nell’esempio dell’ufficio commerciale, il punto di partenza potrebbe essere la gestione degli ordini fuori standard. Un’attività precisa rende più semplice definire chi coinvolgere e cosa imparare.

2. Organizzare l’affiancamento intorno a un risultato

«Stai qualche giorno con il collega» lascia aperte molte domande: per imparare cosa? Attraverso quali attività? Come capire se l’affiancamento è stato utile?

Un obiettivo più chiaro potrebbe essere: gestire un ordine ordinario, riconoscere le eccezioni e sapere a chi sottoporle. Si può quindi organizzare il lavoro in tre momenti: la persona esperta mostra un caso e spiega le proprie scelte; il collega prova su un caso analogo con supervisione; entrambi discutono i dubbi emersi.

La domanda più utile spesso è: «Che cosa ti ha fatto capire che dovevi controllare proprio quel punto?» Porta alla luce il ragionamento dietro il gesto, rendendo l’esperienza più comprensibile.

3. Dare strumenti e tempo a chi insegna

Essere competenti in un’attività e saperla spiegare richiedono capacità diverse. Chi la svolge da anni può saltare involontariamente passaggi che per un principiante sono essenziali.

Una ricerca Cedefop del 2015, basata sulle risposte di formatori interni e datori di lavoro di 254 PMI, esamina proprio il ruolo, le competenze e le esigenze di supporto delle persone che facilitano l’apprendimento in azienda. È un riferimento sul tema, da leggere nel suo contesto temporale. Fonte: Cedefop, Who trains in small and medium-sized enterprises.

Sul piano pratico, l’impresa può riservare tempo all’affiancamento, chiarire le responsabilità e valutare una preparazione specifica per chi deve spiegare, osservare e dare riscontri.

Riconoscere questo impegno evita che la trasmissione delle competenze diventi un compito aggiuntivo da svolgere soltanto nei ritagli di tempo.

4. Conservare esempi utili e mantenerli aggiornati

Dopo un affiancamento, può essere utile raccogliere una traccia breve: i controlli essenziali, un esempio svolto, gli errori frequenti e i casi nei quali chiedere supporto.

Per l’ufficio commerciale potrebbe bastare inizialmente una scheda sugli ordini fuori standard, costruita insieme da chi insegna e da chi sta imparando.

Le domande del collega meno esperto aiutano a individuare i passaggi poco chiari. La persona esperta verifica che le indicazioni siano corrette. Un responsabile del documento e una data di revisione aiutano a evitare che circolino versioni superate.

5. Verificare l’autonomia e collegarla alla formazione

La verifica più utile è osservare come la persona affronta un nuovo caso: sa scegliere i controlli? Sa spiegare una decisione? Riconosce quando deve fermarsi e chiedere aiuto?

I dubbi rimasti indicano su cosa lavorare ancora. Alcuni richiederanno altro affiancamento; altri faranno emergere la necessità di una formazione strutturata, per esempio sull’uso di un software, sulla comunicazione o su conoscenze tecniche da aggiornare.

Condivisione interna e formazione continua possono rafforzarsi a vicenda. L’esperienza aziendale offre situazioni concrete su cui esercitarsi; un percorso formativo permette di approfondire, aggiornare e applicare le competenze con maggiore consapevolezza.

Valorizzare l’esperienza con un percorso formativo

Per iniziare, scegliete un’attività importante che oggi dipende da una sola persona. Individuate chi può apprenderla, definite il risultato atteso e raccogliete le difficoltà che emergono durante il passaggio. Queste osservazioni possono diventare la base di un confronto sui bisogni formativi dell’impresa.

ANAPIA Nazionale presenta nella propria offerta di formazione continua servizi di consulenza e assistenza alle aziende e proposte formative costruite sulle esigenze delle aziende partner. Per confrontarvi sulle opportunità pertinenti alla vostra organizzazione, potete contattare Anapia descrivendo le attività da migliorare, le persone coinvolte e le competenze da sviluppare.

Il risultato a cui puntare è concreto: dare valore all’esperienza di chi conosce il lavoro e permettere ad altre persone di crescere attraverso quella conoscenza.

Leonardo Olivito